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1.医院传统基建档案的特点

1.1 医院基建档案是医院发展的历史见证.基建档案不仅是用文字、数据、图纸真实地记录了医院发展过程中每一幢楼的建设过程,而且,记录了这一时期医院的发展历程.它的记载是原始的,是历史的再现.


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1.2 医院基建档案来源广泛.基建档案不仅涉及建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、质检部门质量评定及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件,以及材料、设备供货单位等提供的使用产品的资质证明,还涉及交付后使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录,等等,其材料来源具有广泛性.

1.3 医院基建档案内容的复杂性.基建档案涉及建筑、结构、给排水、照明、空调、采暖、网络等多种专业内容,如氧气管道、床旁呼唤等都是其他基建项目所没有的.这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性.图纸档案归档均要折叠成“A4”大小,实行“盒装”式管理.由于图纸档案为蓝图,纸质纤维脆弱,容易老化断裂、破损,且修复难度大,在提供利用时应特别小心谨慎.

1.4 医院基建档案归档材料不规范.基建档案材料在归档时有些书写不规范,有些用笔、用纸不规范;有些图纸接收时无图纸目录和设计说明,归档资料存在“脏”、“乱”、“差”现象.建筑投入使用很长时间了,应归档材料却迟迟收集不齐.

1.5 档案管理人员业务素质不够全面.档案管理人员在业务技能、理论水平、文化程度方面参差不齐,

对基建档案形成的来龙去脉认识不清,对收集到的资料把握不准存档范围,不能及时进行整理、分类,缺乏对基建档案信息进行深层次的开发和提供利用.

2.基建档案科学化管理的几点措施

2.1 加强对基建档案管理工作的领导.主管领导和部门领导要有较强的档案意识,认识到基建档案对医

院长期发展的深远影响,将基建档案工作纳入基建工作规划,集中统一管理,责任到人,确保档案人员从基建工程项目伊始,即跟踪工程建设全过程和检查各环节的文件资料,及时督促和补充,把好档案质量关.

2.2 基建档案归档制度化.严格实行档案工作的制度化、规范化管理,从施工方同医院签订建设项目合同始,将归档要求和具体内容向施工单位明确要求,确定专人负责档案资料的收集整理和资料积累工作.2.3 基建档案管理人员的要求.加大对基建档案人员的培训力度,让其熟悉国家的有关法律法规,熟悉工程建设的基本程序,掌握计算机技术和基建档案专业相关知识技能.

2.4 基建档案的数字化管理.积极开发档案信息,开展咨询服务,制定科学的档案信息开发计划,编制各种档案资料的数据汇编、专题目录、检索工具,等等.用现代化手段管理档案具有占用空间小、储备信息量大、应用能力强、传输速度快等特点.

3.开发和利用基建档案,为医院发展服务

医院正联合开发一套软件,其功能是通过高分辨率扫描仪以及配套的软件等手段,将原始基建档案以图像方式扫描输入计算机,医院档案管理软件再负责将电子化的基建档案压缩、存储.在存储过程中,可采用闪盘技术,将扫描后的电子成像制作成三维立体图像存储起来,通过医院OA办公系统使院内各终端实现联网,即可对文书档案、基建档案、声像档案及办公资料实现全条目管理,包括著录、统计等日常管理;在设置了归档方式以后,系统还可完成档案的立卷归档;实现不同部门之间档案信息的共享和各部门向医院档案馆进行档案接收和移交功能;文书档案、基建档案、声像及各种资料可实现分散录入,集中管理;实现灵活、快速、组合条件查询,编制、打印医院档案管理中要求的各种目录.不同人员、不同科室的权限不同,上传和利用的权限也不同,

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需要利用基建档案材料时,经档案管理人员授权后,需要利用人员可通过用户名和 查询所需资料或图纸.

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基建档案的最终目的是提供利用,我们希望尽早实现基建档案的三维立体成像,地上管网或地下线路一目了然,努力开发和挖掘基建档案的信息资源,为医院现代化建设提供完整、准确和真实的档案信息.

(作者单位:河南省中医院 来稿日期:2011-12-10)

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