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插入菜单 &rarr, 索引和目录 &rarr, 目录 &rarr, 确定目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容等.Word 提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化.6.10.1 创建标题目录Word 一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的.因此,在创建目录之前,应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式(标题1 到标题9).也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式.如果文档的结构性能比较好,创建出合格的目录就会变得非常快速简便.6.10.1.1 从标题样式创建目录从标题样式创建目录的步骤如下:(1)把光标移到要拖入目录的位置.(2)单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项,并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡,如图6-43 所示.(3)在【格式】列表框中选择目录的风格,选择的结果可以通过【打印预览】框来查看.如果选择【来自模板】,标识使用内置的目录样式(目录1 到目录9)来格式化目录.如果要改变目录的样式,可以单击【更改】按钮,按更改样式的方法修改相应的目录样式.6.10.1.2 从其他样式创建目录如果要从文档的不同样式中创建目录,例如,不需要根据【标题 1】到【标题9】的样式来创建目录,而是根据自定义的【样式1】到【样式3】的样式来创建目录,操作步骤如下:(1)将光标移到要插入目录的位置.(2)打开如图6-43 所示的对话框,然后单击【选项】按钮,弹出如图6-45 所示的【目录选项】对话框.(3)在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式,然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别.如果不想用某一样式,要删除【目录级别】文本框中的数字.例如,用户可以删除标题1、标题2 和标题3 后面的【目录级别】中的数字.(4)单击【确定】按钮,返回到【索引和目录】对话框.(5)在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮.6.10.2 创建图表目录图表目录也是一种常用的目录,可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明,以及它们出现的页码.在建立图表目录时,用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签,并参考页序按照排序级别排列,最后在文档中显示图表目录.使用题注组织目录的方法如下:(1)确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注.(2)将光标移到要插入图表目录的地方.(3)单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡,如图6-46 所示.(4)在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注,如图表、公式、表格等.(5)在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式,其他选项与创建一般目录一样,确定后单击【确定】按钮.在检查图表目录后,当将鼠标移到目录项目上时,鼠标指针会变为手形,单击鼠标左键接口跳转到相应的位置.利用题注建立图表目录是很方便的,但有时候,文档中的标签是用户键入的,并不是Word 的题注功能加上的.这时,就需要使用自定义样式建立图表目录,方法如下:(1)打开如图6-46 所示的【索引和目录】对话框,并选中【图表目录】选项卡.(2)单击【选项】按钮,弹出如图6-47 所示的【图表目录选项】对话框.(3)选中【样式】复选框,并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击【确定】按钮.

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(4)在【索引和目录】对话框中选择各选项,然后单击【确定】按钮.6.10.3 创建引文目录引文目录与其他目录类似,可以根据不同的引文类型,创建不同的引文目录.在创建引文目录之前,应该确保在文档中有相应的引文.创建引文目录的操作步骤如下:(1)将光标移到要插入引文目录的位置.(2)单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡,如图6-48 所示.(3)在【类别】中选择相应的引文类别,注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型.(4)创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用,如果要更改,可以单击【更改】按钮.(5)如果引文的页码超过五处,可以选中【使用各处&rdquo,】复选框,这样可以避免页码过多反而给用户造成不便.(6)如果引文过长,可以选择【保留原格式】,以保留原有的引文格式.(7)选好目录的制表前导符和格式后,单击【确定】按钮即可,插入的引文目录如图6-49 所示.如果要标记引文,以创建合适的引文目录,可以按如下方法进行:(1)选择要标记的引文.(2)打开如图6-48 所示的对话框,单击【标记引文】按钮,弹出如图6-50 所示的【标记引文】对话框.(3)在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型.(4)单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记,如果单击【标记全部】按钮,将对存在于文档中的所选文字进行标记.(5)如果还要标记其他引文,不要关闭【标记引文】对话框,直接在文档中选取要标记的引文.(6)返回【标记引文】对话框,选中的引文将出现在【所选引文】下面,然后单击【标记】即可.(7)如果要修改一个存在的类别,可以单击【类别】按钮,弹出如图6-51 所示的对 话框.(8)选中要修改的类别,在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字,单击【替换】按钮即可.(9)完成后单击【确定】按钮,回到【标记引文】对话框.单击【关闭】按钮.6.10.4 更新目录Word 所创建的目录是以文档的内容为依据,如果文档的内容发生了变化,如页码或者标题发生了变化,就要更新目录,使它与文档的内容保持一致.最好不要直接修改目录,因为这样容易引起目录与文档的内容不一致.在创建了目录后,如果想改变目录的格式或者显示的标题等,可以再执行一次创建目录的操作,重新选择格式和显示级别等选项.执行完操作后,会弹出一个对话框,询问是否要替换原来的目录,选择【是】替换原来的目录即可.如果只是想更新目录中的数据,以适应文档的变化,而不是要更改目录的格式等项目,可以对着目录单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可.用户也可以选择目录后,按下 F9 键更新域.


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