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作者简介:

苏萍,女,出生于1980年12月,教学秘书,湖北第二师范学院,研究方向:教育测量与评价.

摘 要:教学档案管理工作是高校教学管理的重要组成部分,是评估教学水平和教学质量的重要指标之一.本文阐述了新时期高校教学档案管理工作中普通存在的问题,并提出了相应的建议.

关 键 词 :高等学校;教学档案;管理;策略

高校教学档案是高校在教学过程中和教学管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像等不同载体材料的总和.在新时代的背景下,教学档案管理作为高校日常教学管理的重要组成部分,如何适应新的形势,如何提高档案管理水平,如何数字化、精细化管理,已成为高校及档案管理人员面临的新课题.

一、新时期高校教学档案管理工作的现状及问题

1.教学档案管理部门权责不明现象较突出

长期以来,高校领导对教学档案工作还缺乏足够的认识和了解,档案管理意识薄弱,没有把档案管理工作纳入部门工作计划和议事日程中,导致教学档案的管理处于无序状态.高校教学档案管理工作涉及学校众多部门,宠大而复杂的工作关系网,使得教学档案的收集、管理和使用等工作无法良好的运转.各部门之间职权划分不够明确,也缺乏必要的沟通,使得高校教学档案管理工作经常处于各自为政的局面,因而致使教学档案材料收集、整理、保存与利用等工作不能做到统一管理,资源共享,利用充分的有效管理状态


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2.教学档案管理制度不健全,教学档案整理不规范现象较普遍.

部分高校不注重教学档案管理工作,管理意识薄弱,更缺乏健全、有效的管理制度和办法.在日常教学管理工作中,从教务部门缺乏科学有效的管理制度和监督措施,到二级教学单位和教学管理工作人员缺乏高效且系统的教学档案管理方

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3. 教学档案管理现代化、信息化程度仍较低

近几十年来,随着计算机技术的不断发展,某些领域已经基本实现了信息化管理,但高校的档案管理改革建设进程依然缓慢,信息化水平相对较低,已不能满足信息时代化的要求.原因主要为两个方面:一方面,高校将有限的经费重点放在一线教学的数字化上,而对档案工作的经费投入不足,对档案数字化建设则较为忽视,造成档案管理的现代化设备欠缺或现有设备陈旧老化严重,档案的收集、分类、编目与保存等工序仍然采取传统手工的方式;另一方面,一些高职院校虽然建立了数字化档案系统,并且与校园局域网、互联网相链接,但是在实际操作中,由于设备及管理人员现代化技术水平的局限,往往形式大于内容,仅是将数字化设备作为阅读档案的简单工具,而没有充分利用系统的导航、索引等功能,为档案的查询和利用带来便利.

4.教学档案开发利用率较低

在很多高校,教学档案管理大多只是停留在收集、整理、装订与保管等工作上,忽视了教学档案信息资源的开发利用,各部门、各教学单位之间教学档案的管理相对封闭,很少有互相借鉴与交流的机会,许多珍贵的档案长期被束之高阁,失去了档案的珍贵意义.高校教学档案管理工作仍以“管档案”为主,而非以“提供服务”为主的现象较为严重,也亟待提高其利用率.

5.教学档案管理队伍稳定性较差,档案工作人员业务素质较弱

目前,现有教学档案管理队伍中,相当一部分都是由学校其他岗位人员调任来做档案管理工作的,或者是由其他岗位的人员临时兼任的,很多高校缺乏档案专业科班出身的、受过全面的档案管理专业培训的档案管理人员.因此,由于档案管理人员的临时性和业余性,导致各级教学材料档案管理人员流动性大,影响了档案管理工作的连续性、稳定性和系统性.

二、 新时期教学档案管理工作的几点改进措施

1. 理清教学档案管理思路,实行层层负责制

推进教学档案管理工作,必须积极争取领导对档案管理工作的重视,多方面提高领导对教学档案工作重要性的认识和档案功能的了解.具体管理工作中,高校应科学合理的将教学档案管理工作任务层层分解为可执行的任务单元,遵循下级服从于上级、上级统领下级的管理方针,与组织目标的层层分解相对应,组织的权力也通过层层授权的方式形成分级管理的组织权力结构,目的就是充分发挥组织职能和组织成员的集合潜能,提高各层组织的协同效率,从而有效地实现组织目标.

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2.完善教学档案工作的相关制度,规范档案管理工作

高校一方面要依法建立健全现有教学档案管理制度,包括修订原有的规章制度和补充制定新的规章制度;另一方面要理顺陈旧的档案管理制度.高校要进一步改变高度集中的管理体制,二级学院应建立独立的档案管理机构,真正建立起“统一领导、分级管理”管理模式.

为了进一步规范教学档案管理工作,高校需要建立教学档案评价指标,强化教学档案的监督职能,建立起由学校分管领导、二级学院负责人、专兼职档案管理人员组成的教学档案管理体系,明确每一层次、每一岗位的职责,并制订详细的教学档案评价指标体系,建立教学档案管理工作检查评比制度.通过教学档案评价指标体系的确立和评比制度的实施,将评价和评比结果作为衡量教学质量和管理水平的重要依据,确保教学工作与教学档案管理工作同步,各项教学材料的产生的情况与教学档案的积累程度相吻合.


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3. 加强教学档案管理的现代化、信息化建设

加快高校教学档案管理工作的现代化进程,利用信息技术来提高高校教学档案管理的工作效率,创新高校教学档案管理的工作模式,是新时期高校教学档案管理工作者应当关注和解决的问题.构建高校教学档案信息化管理系统,对提高高校教学档案管理工作乃至教学水平有着十分重要的意义.首先,要准备一定的资金配备先进的计算机设备和相应的计算机网络系统,保证教学档案管理的信息化有坚实的物质基础;其次,还要建立和完善教学电子文件管理的规章制度,确定归档范围、责任、格式、程度、方法、时限和质量,明确档案数据的入库、修改、检测、备份、删除、销毁等操作的原则、方法和要求;最后,还要加大教学电子档案的服务水平、扩大利用范围,建立数字化教学档案目录,方便让广大的师生检索和查询资料,从而更好地提高教学档案的服务水平.

4.提高教学档案的利用率,增强服务意识

我们应加强教学档案信息资源的开发利用,逐步推进教学档案材料数字化建设,改变传统的纸质文档档案现状,加快纸质文档数字化进程,将纸质文档信息转化为电子档案信息进行归档,并建立各类全文数据库和多媒体数据库,通过建立教学档案管理信息化服务网络,实现档案资源共享,为广大师生提供方便快捷的服务.要坚持“以利用为中心”的指导方针,使档案充分发挥其利用价值,要把现代科学技术手段运用到高校教学档案管理工作中去,让“死档案”变成“活资源”,切实大大提高教学档案的利用率.

5. 加强教学档案管理人员队伍建设

在改革高校教学档案管理工作模式的同时,也需要进一步加强教学档案管理人员队伍的稳定性,以及提高教学档案管理人员素质和业务水平.一方面是引进专业性人才或指定专人进行教学档案管理工作,明确目标与任务,尽量保证管理队伍的稳定性;另一方面是定期或不定期开展业务培训工作,通过培训提高管理人员的档案管理业务知识和水平,即:引进好“新人”,培养好“老人”,充分保证教学档案管理工作的稳定性.(作者单位:湖北第二师范学院外国语学院)

参考文献:

[1] 张美莉.新时期高校档案管理工作现状及发展策略[J].沧桑,2013(6)

[2] 张爱新.浅析高校教学档案管理创新[J].办公室业务,2013(12)

[3] 王琪.高校教学档案分层管理措施的研究[J].兰台世界,2013(7)

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