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【摘 要 】 学校办公室不同于学校其他具体部门,一般不直接参与各项具体事务工作,看上去游离于各种管理之外,实则与各种管理交叉纵横.目前一种新的管理方式――知识管理已经走进学校办公室,并在学校生存、发展中起到关键作用.知识管理是以往管理活动的超越和创新,在学校环境优化、管理模式更新、管理策略借鉴意义上呈发展趋势.

【关 键 词 】 学校办公室;知识管理;对策;创新

学校办公室作为一个管理机构,随着社会化趋势的加强其自身也面临着知识管理的问题.学校实行知识管理的目标是更好地为学校领导的管理、决策服务,促进教学、科研等方面的发展.下面我们就探究一下如何采取有效措施提高学校办公室管理的效率,实现知识管理模式.

1.学校办公室实行知识管理的作用

1.1 参谋作用.学校办公室是学术研究、高层交流互访的地方,同时还要承担一定的教学任务,工作任务繁重.在这种特殊情况下,办公室应主动作好参谋与助手,为学校的决策提供信息服务,在学校建设中发挥好“智囊”、“思想库”的作用.

1.2 信息协调作用.学校办公室是各种信息的交汇点和集散地.党和国家教育主管部门的方针、政策,校级机关指示、指令,本单位的总体规划、目标管理、领导决策以及各种重大事件都在这里交汇.同时学校办公室又起着意见传输的作用,是群众意见的反馈部门.

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窗口作用.学校办公室处于各个部门联系的中枢,是学科纵横交叉的网络中心,与上下左右、内外各种渠道发生相应的联系.学校办公室是学校的窗口、门面,那么就要做好这个示范作用,在各部门中形成良好的口碑并有效为之服务.

2.学校办公室知识管理的目标

2.1 专业知识培养,提升服务质量.学校办公室是文件处理中心,在学校系统中文件的处理及时与否关系到各部门的切身教学质量.在知识管理过程中主要是着手于文件资料的处理方式的变革.那么就需要对办公室人员进行两方面专业训练补充必要的知识:文件资料档案的编码和数字化等方面的显性知识;办公室管理人员的管理经验、技能、工作方法、影响力、办事效率等方面的隐性知识.从这两方面入手加强办公室人员的专业技能,以大大减少学校各项工作流程的时间,提高整体工作质量.

2.2 精简操作,降低成本.要把办公室内部显性知识和隐性知识充分管理和利用起来,学校办公室知识管理必须以办公自动化的建设为依托,建立网络化的办公模式,形成信息交流系统和知识共享机制,利用信息、知识的共享和群体的智慧,全面提高办公室管理的工作效率和质量.改变学校传统的手工操作模式,快速溶入信息社会网络操作,实现集约化的知识密集型操作,把多余的累赘的环节减少,从而大大降低劳动成本,提高工作效率.


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3.学校办公室知识管理对策

3.1 鼓励共享和交流,培育创新精神,进而构建学习型组织.随着学校办公自动化的建设和发展学校网络系统的构件,学校办公室管理的内部也同样积聚着大量的知识,它包括办公室管理过程中各种内部信息资源的采集、存储、运用和分析;为学校教学、科研以及领导决策服务而建立的信息库、知识.在这种情况下,加强各部门之间知识共享的联系,培育共同的创新精神,是实现知识管理的基本要求.作为学校建设,知识共享的过程就是智慧交流的过程,也只有在交流中才能得到提高和发展,从而达到创新的目的,营造一个良好互动的学习氛围.创建出学习型组织是实现学校办公室知识管理的第一步.

3.2 确立知识管理体系.知识管理是一个过程,组织个体通过这一过程学习新知识和获得新经验,并将这些新知识、新经验反映出来,进行共享,以用来促进培养、增强个人的知识和机构组织的价值.学校知识管理系统具有灵活应变、开放交互和知识中心性.因此,加强信息资源在办公自动化系统中的灵活性、互动性和中心性是非常重要的.建设灵活应变性强、支持管理创新的知识管理体系是实现学校办公室科学管理的基本点.

3.3 树立知识共享的观念.学校办公室的管理是从信息管理向知识管理的演进,知识管理是信息管理的延伸和发展,形成包括知识收集、知识分类、知识检索和知识交流在内的完整网络体系.通过一些常用的办公应用系统,如:无纸化公文流转系统、文书档案管理系统、办公信息采集加工系统、协同工作环境、视频会议系统的逐步实施,使办公室的管理人员尽快摆脱原始的管理模式和习惯以达到知识共享的目的.

4.学校办公室管理创新

4.1 管理的科学性是创新的首要特征.知识创新主要是指学校通过科学研究,获取新的基础科学和科学知识的过程.追求新发展、探索新规律、积累新知识,并把这些成果建设性地运用到教学和社会服务中去.学校办公室作为学校的一级综合性管理机构,承担着协调、服务、督办、信息传递等基本职能,其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转.只有一流的科学管理,才能实现管理创新.同时学校领导队伍的素质培养在整个学校工作中显得尤为重要,领导的思路、决策对现代社会学校的发展具有举足轻重的作用.


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4.2 有效的管理运行机制.知识管理要求发挥教学管理的有效性,关键在于建立起一套有效的运行机制,使制定的一系列科学管理制度贯彻于实际的管理活动中,使学校的教学管理活动能够有序、有效地运行.机制的运行就需要多方面的努力:①作为学校的主体部分,教师队伍素质建设首当其冲,因为教师在教学中起着关键作用;②奖励机制,这就包括人才培养机制、激励机制等切实可靠的措施调动学校建设的积极性;③规范学校工作流程,学校是不同于社会机构的,在具体工作中懒散作风比较明显.把学校系统操作规范化,一切都按照规章制度实行,才能确保学校工作的工作到位.

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目前我们正处于一个更新的时代,知识管理在中国社会化进程中的作用越发重要.处理好学校知识管理中的各个环节,把工作重心放到提高学校工作效率和能力上来,知识管理的目标在学校就实现了.

参考文献

[1] 波得.得鲁克:《知识管理》,中国人民大学出版社,1999年

[2] 王德禄:《知识管理:竞争力之源》江苏人民出版社,1999年

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[4] 张新平:《论2003论学校管理的科层取向与专业取向》,教育评论,2002年05期

[5] 金吾伦:《知识管理――-知识社会的新管理模式》,云南人民出版社,2001年01期

收稿日期:2008-4-04

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