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摘 要:自2009年国家基本公共卫生服务项目启动和新型农村合作医疗全面实施以来,卫生档案管理在新形势下如何合理化分类、规范化管理面临了新的问题,本文针对这些新问题进行一些探讨.

关 键 词 :卫生档案 医院档案 档案管理

卫生档案是指各级卫生行政管理部门和各医疗、疾病预防控制、卫生监督、科研、血站、妇幼保健和社区卫生服务等机构(以下简称各卫生机构),在工作中形成的,具有保存价值的各种形式和载体的文件材料. 在国家基本公共卫生项目、新型农村合作医疗全面实施过程中,如何适应新形势,使卫生档案管理合理化分类、规范化管理是我们需要探索的问题.

1.卫生档案面临新形势

1.1国家基本公共卫生服务项目在不断更新

国家基本公共卫生服务项目自启动以来经过不断完善和改进,《国家基本公共卫生服务规范(2011年版)》(以下简称《规范》)已增加至11项内容,即:城乡居民健康档案管理、健康教育、预防接种、0~6岁儿童健康管理、孕产妇健康管理、老年人健康管理、高血压患者健康管理、2型糖尿病患者健康管理、重性精神疾病患者管理、传染病及突发公共卫生事件报告和处理以及卫生监督协管服务规范.

1.2卫生机构职能发生变化

国家基本公共卫生项目实施以来,乡镇卫生院逐渐担负起基本医疗卫生服务与基本公共卫生服务的双重职能,各级卫生行政部门、疫病控制预防、卫生监督、妇幼保健机构也承担起权责范围内的公共卫生服务.由此看来,各卫生机构由于职能发生变化,必然产生公共卫生服务类具保存价值的文件材料.

2.卫生档案管理新增分类

2.1日常工作产生公共卫生服务类文件

原有的卫生档案分14类:党群行政类、疫病预防控制类、卫生监督类、病历档案、社区卫生服务类、医疗技术类、医疗事故技术鉴定类、采供血类、妇幼保健类、基建档案、设备仪器档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子文件,而国家基本公共卫生服务工作中产生的具保存价值的文件材料缺少归档分类,因此,在档案分类中新增公共卫生服务类是非常有必要的.

2.2健康教育是一项相对独立工作

根椐《规范》要求,健康教育是属于公共卫生服务的,虽然在其实施过程中和妇幼保健、老年人健康管理、慢性病健康管理等多项工作有较大的联系,很多方面是相辅相承的,但实施产生的文件具有相对独立性,含有大量的信息,能充分体现各卫生机构历史面貌,因此,在档案分类中应新增健康教育类.

2.3新型农村合作医疗发挥重要作用

在广大基层卫生机构(以乡镇卫生院为主),新型农村合作医疗占据着重要位置,在很多地区已逐步实现新型农村合作医疗门诊统筹一体化,和卫生机构存在广泛的工作联系,新型农村合作医疗办公室下发到基层卫生机构的文件是基层卫生机构(以乡镇卫生院为主)开展新型农村合作医疗工作的依据,可以说是基层卫生机构(以乡镇卫生院为主)日常工作的一部分,因此,应新增新型农村合作医疗类.

3.卫生机构档案管理机制

3.1提高领导对档案管理认识

卫生机构领导应重视档案管理工作,把档案管理的相关法律法规切实应用到日常工作中,引导职工对档案管理重要性的认识,加强档案管理工作的组织与协调,尽可能创造档案管理的物质条件,加强学术研究、查阅回溯性资料等方面的档案利用,促进本单位档案管理工作不断升级.

3.2加强卫生机构档案集中管理

卫生机构应进行档案集中管理,增强卫生机构各部门档案管理意识,组织学习档案管理相关法律法规,制定各部门档案收集的相关制度,培训各部门负责人档案收集的相关知识,熟悉各科室档案归档范围与不归档范围,杜绝丢失、毁坏重要文件的事件发生,杜绝违反《档案法》等相关法律法规的事件发生.


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3.3必要时设置档案管理岗位

卫生机构应指定专人以专职、兼职形式负责档案管理工作.随着新的医疗卫生体制改革的进行,基层卫生机构实行竞聘上岗和绩效考核,因此,卫生机构必要时可考虑设置档案管理岗位,提高档案管理专职人员档案管理素质,开展档案管理人员的继续教育,对档案管理岗位进行个人的绩效考核.同时,上级卫生机构应将档案管理工作纳入下级卫生机构的绩效考核.

4.规范电子档案的归档

4.1电子档案管理的必要性

文件上传下达途径一般分为三类,一是纸质文件,二是传真文件(经复印、扫描后打印等方式存档),三是电子文件,随着办公自动化(OA)的广泛应用,上传下达过程中使用越来越多的途

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径是第三种,此外、电子病历的广泛使用也使卫生档案管理有必要改变传统人工归档模式,逐步实现数字化,对卫生机构科学研究、历史发展具有重要意义,我们需要加强对电子档案管理的重视度.


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4.2电子档案管理技术与方法

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由于电子文件具有易修改、易删除等特性,如果具备以下电子档案管理技术与方法也可以有利于进行电子档案归档:第一、改变文件为只读性属性;第二、为电子文件进行安全加密设置;第三、对电子文件进行整理,将word、excel、PPT等文件转换为FDF格式、制作为电子书、转化为JPG格式等形式进行存档.必要时,通过数据恢复软件对错误删除的电子文件进行恢复;第四、对电脑添加删除判断程序,确认删除后才可删除,或设置为不可删除.

4.3定期维护电子档案收存硬件设备

定期维护电脑、硬盘、存储介质等硬件设备是电子档案收存必需条件.由于电脑、网络具有病毒高风险性,购买正版杀毒软件进行定期查杀病毒,同时也可以联系计算机、网络维护专业人员,对黑客、病毒等不良攻击进行必要的防护.对电子档案存储介质进行妥善管理,除同纸质档案的保管做到“八防”外,还要做到防摔、防接触硬质物体、防接触化学性物质等.

参考文献:

[1]卫生机构档案暂行规定,卫办发〔2008〕24号

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