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[摘 要] 结合NoteExpress和EndNoteX6两种文献管理软件在撰写科技查新报告过程中的实际运用,比较了二者在文献检索和文献分析阶段的文献管理功能,认为在进行国内查新时适合运用NoteExpress,国内外和国外查新时适合运用EndNoteX6.

[关 键 词 ] 科技查新;文献管理;比较

[中图分类号] G252.6 [文献标识码] A

1.引言

科技查新是以信息服务机构为主体,以信息资源为基础,以信息研究为手段,运用综合分析和对比的方法,为评价科研立项、科技成果鉴定及奖励、专利申请、技术咨询等的新颖性和先进性提供客观事实依据的一种情报信息咨询服务[1].其作用是为科技项目的评价提供系统、客观、准确的科技文献检索和情报学评价结论,有效地提高评价的准确性,为科技管理提供决策依据.

而撰写科技查新报告是科技查新工作的落脚点,科技查新工作人员要根据委托人提供的查新要求,确定查新点、制定检索策略、搜集和对比文献,确定项目是否具有新颖性.文献检索的全面性,文献分析的准确性决定着查新报告的质量.

撰写过程中,查新人员要时刻保存好从国内外不同数据库搜集到的文献,并进行分类,为筛选和对比做准备.面对大量的文献,查新人员往往穿梭在不同的文件夹之间;为找到一条想要的文献,可能会找遍已有文档,费时费力.如果能高效有序地做好文献管理,那么查新过程将事半功倍.

目前软件公司开发出了多款文献信息管理软件,如EndNote、NoteExpress、Biblioscape、Reference Manager、文献之星、医学文献王、PowerRef以及基于网络的Refworks,这些软件能为科研人员减轻文献管理方面的负担,而其中的佼佼者就是NoteExpress和EndNote[2].在科技查新工作中,NoteExpress和EndNote也因其强大的文献管理功能,日益成为查新人员进行文献搜索和文献分析的得力助手.

NoteExpress(简称NE)是北京爱琴海软件公司开发的文献检索与管理系统,其核心功能涵盖“知识采集、管理、应用、挖掘”等知识管理的环节[3].NoteExpress提供了以文献的题录为核心的科研模式[4].EndNote(简称EN)是由美国科学信息所研制开发的应用软件,目前更新到第16版,即EndNoteX6,它可以创建EndNote个人参考文献图书馆,用以收集贮存个人所需的各种参考文献[5].

在撰写科技查新报告过程中,文献检索和文献分析是核心工作.NE和EN都拥有基本的文献检索和文献分析的功能,笔者认为有必要将二者在科技查新中运用到的功能进行一下比较,让查新人员根据需要选择更适合查新任务需求的文献管理软件,以提高查新效率.

2.科技查新中对比

2.1 文献检索阶段

查新文献检索主要涉及在线检索、网站输出链接、全文下载、批量下载等功能.科技查新文献检索阶段,NE和EN主要功能见表1:

从表中可以看出,NE和EN都具有在线检索、下载全文、保存检索式、导入pdf和网站输出链接,这为文献检索带来了极大的方便.

二者的不同也很突出,NE完全支持中文,在文献检索时只要安装NE软件,可以直接从CNKI、万方、维普等中文数据库中导入作者、题名、出版物等文献记录;而NE导入外文数据库中的文献时,要先将文献导成EN格式保存,再选择EN过滤器导入NE,对于外文数据库中的文献还不能直接链接.

与NE相比,EN在文献检索时,从CNKI、万方、维普等中文数据库中导入文献要进行格式转换,即需要将选中文献导出txt文档,然后再将txt文档导入EN,相比NE导出较为繁琐;因为EN在国外应用很普遍,很多数据库都有EN的输出格式,诸如EI、Springer Link、ACS等外文数据库都有导入EN的选项,所以在外文数据库中使用EN导出就比较便捷.

由此比较可以看出,查新人员有必要结合查新委托人的需求,若只是要求国内查新,主要针对国内数据库,用NE输出就比较方便;若委托人要求国外查新或国内外查新,则可以发挥EN在外文数据库中的优势.

在文献检索阶段,虽然NE和EN都支持在线检索和批量下载,但在具体实践中,还是建议大家进入相关数据库中进行检索,充分利用数据库本身强大的分析功能,筛检出相关文献篇目后再下载,这样会为后续分析带来便利.

2.2 文献分析阶段

面对搜索到的大量文献,对文献的有效分析是撰写查新报告工作中任务量最大的部分.在科技查新文献分析阶段,NE和EN主要功能见表2:

从表中我们可以看出在文献分析阶段,虽然NE和EN都有查重、排序、标记优先级等功能,但通过比较仍可以看出EN在升级到X6版本后的优势:

①ENX6新增的“读/未读”功能,便于查新人员连续间断的工作;

②ENX6中,文献条目的pdf全文即显示在本界面右侧,查看全文非常直观,阅读时不需要再另行打开pdf,减少了在界面间切换的麻烦;

③ENX6可以创建智能组,再有文献导入后,根据相关性,会自动将文献分入相关的组中;

④组与组之间可以根据一定相关性(比如按期刊、作者)合并成新组,称为“组合的组”,这样可以凸显出诸如文献的分布,项目的研究、发展趋势,作者的研究动态,更有利于查新员对项目进行深度分析;

⑤ENX6检索的文献可以及时发送给相关人员进行分享,实现与EndNote Web文献同步与传输,可有效运用Web of Science中检索到的文献.

EN文献管理技术通过不断完善,不断更新,在更新至EndNoteX6后,通过上表与NE的比较,不难看出,在文献管理阶段,ENX6的性能更加优越. 2.3 查新样式问题

NoteExpress和EndNoteX6在科技查新中的应用功能比较参考属性评定
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经过文献的前期检索,文献的中期分析,最后就落实到文献的输出.

查新报告撰写新规范自2013年9月1日起施行,统一用国家标准《文后参考文献著录规则GB/T7714-2005》为样本.作为文献管理软件,无论NE还是EN,在按查新报告格式输出时都存在不足.

以期刊为例,NE导出时格式中主要的缺陷是没有摘 要 .查新员可以对NE输出样式进行修改:首先按照国家著录规则进行常规设置和题录设置,这样作者、标题、机构、来源等设置好后,可以在“题录―前缀与后缀”中把字段“题录编号”添加到题录前缀文本,把“摘 要 ”字段添加到题录后缀文本[6],这样就可以完成查新样式的编辑.对于EN,国家标准《文后参考文献著录规则GB/T7714-2005》的样式可以在其 网站中下载;为避免摘 要 缺失,选好文章后不要忘记勾选摘 要 .如ACS数据库中检索到文章后,首先在选项中选择RIS格式,同时要将摘 要 勾选上,避免导出时缺失摘 要 .

针对查新样式的问题,除了可以手动修改外,NE和EN都可以找到接近的格式导出,然后再进行手动调整.

3.结语

做为科技查新工作人员,有必要熟练掌握和运用多种文献管理软件来提高工作效率,使查新人员从繁琐低效的手动文献管理中脱离出来,而将主要精力集中在文献内容的比较分析和文献报告的撰写方面.

通过上文的比较分析,我们可以看出,NoteExpress和EndNoteX6在文献检索阶段各有优势;EndNoteX6在文献分析阶段较NoteExpress功能更优越些.在查新工作实际中,笔者认为还需要结合委托人项目要求,有效选择文献管理软件,若只是国内查新,NoteExpress对国内数据库就很有针对性;若进行国内外查新或国外查新,EndNoteX6的优势就比较明显.


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参考文献:

[1]刘宏军,王海音.科技查新作用的延伸与扩展[J].现代情报,2009,29(7):144-147.

[2]程宏辉,程筱农,奚和平,黄新. EndNoteX5软件在论文撰写过程中的应用[J].信息技术,2012(10):23-25+28.

[3]周德明.试论利用专利文献进行技术评价和预测的可靠性[J].图书情报工作,1987(3):24-26.

[4]NoteExpress参考文献管理软件2.0版简要教程[EB/OL].[2013-11-10].http://.reflib./download/Note-Expre ss_Tutorial.pdf


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[5]EndNote介绍[EB/OL].[2013-11-10].http://baike.so./doc/4964679.

[6]川蓉.NoteExpress在科技查新工作

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中的应用[J].现代情报,2010(8):152-154.

作者简介:王丽萍(1980-),女,硕士研究生,馆员,研究方向:文献信息服务.

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