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[摘 要]各单位在工作中都会形成一些具有保存价值的实物,如奖状等荣誉性实物,失效的印章,著名人物的题词、书画、名优产品实物等.要使这些实物发挥更大作用,就必须对其进行科学整理.

[关 键 词]机关单位;实物档案;整理

实物档案是指以物质实体为载体,能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品,是一个单位档案全宗的重要组成部分.各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒(入柜、上架、陈列),纳入综合档案室集中管理.由于实物档案具有分散性、多样性,整理、分类的难度大.保管、开发的任务重,从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节.为此,加强单位实物档案整理工作,巩固和扩大档案集中管理工作成果,是提高档案工作管理水平的当务之急.

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一、实物档案的分类

分类是实物档案整理的重要环节,将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次,既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理,也便于系统地提供利用.按照实物档案管理的基本规律和要求,实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法,以实现对实物的有序管理和有效检索.按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类.采用问题分类法,可以避免和减少同类实物分散的现象,便于按专题登找和利用.实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类.每类的主要内容如下:奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物;信品类主要有有本单位的 (法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等),本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物;赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画,本单位开展的活动中有纪念意义的物品,本单位对外交际交往户收受的礼品等实物;产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物,如微标(章)、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等.

二、实物档案的排列

排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程.通过排列,进一步增强实物档案的系统化程度,以方便检索利用.

实物的排列一般遵循“载体原则”,即同一载体的实物应当排列在一起.“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作,同一载体的实物存放盒、柜,可以节省空间;同一载体的实物上架、陈列,显得整齐美观.实物的排列,在遵循载体原则下,一般按照实物的制发时间进行系统排列.同一类目内,同一载体的实物,按照制发时间的先后顺序排列,不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列,也可以按照载体形式进行排列,比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列,信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列,赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列,产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列.

三、实物档案的贴签

贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著,并以标签的形式在实物上进行粘贴.贴签是实物编目工作的起点和基础,其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果.通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定,并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件.

标签如何编制.标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置,表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等,这是根据实物档案管理工作的基本需要设置.

四、实物档案的编目


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编目是指编制实物档案目录.编制实物档案目录,可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件.

实物的编目以“件”为单位进行,每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目.实物按照分类、排列、贴签的结果,逐类逐件编制目录,以系统、全面地揭示实物的全貌.实物没有明确标明主题名称和制发时间的,编目时,要拟出名称并考证制发时间.同时,要在备注栏中进行说明.

实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目,概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征,是利用者检索的主要渠道.

五、实物档案的装盒

装盒(入柜、上架、陈列)是指将实物按件号顺序装入档案盒,购置档案柜、密集架、陈列橱的过程,这是实物系统化整理的结果.装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的,比如:奖品类的奖状(可卷成简状)、奖旗(可折叠平装)、奖章、荣誉证书;信品类的

印章、证书等.档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒.盒内设置实物档案目录和备考表,以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明.对于奖品类的奖章,证品类的印章,产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内,用纸团塞紧空隙以固定实物位置,档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图,注明档号,以方便利用.

六、结论

实物档案如何整理,档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求,但是,各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎,相关的报道频频见诸报刊.本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒(入柜、上架、陈列)的整理流程是通常的整理方法,各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法.比如:有些条件好的单位,除按照上述方法整理实物档案外,还可以给每件归档实物拍照,既可以用来展览展示,也可以做为声像资料归档;制作标签的纸张可以是白色的,也可以用彩色纸张,以增加美感.

参考文献:

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#30340;整理方法[J].湖北档案,2004(12).

[2]钱云祥,郎敏珍,陈菊英.印章档案的整理与保管[J].浙江档案,2000(10).

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