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【摘 要】本文结合工作实际,介绍了Inter-lib集群管理期刊子系统的功能特点,以及在期刊管理工作中的实际应用,分析总结了该系统在期刊管理中的不足,提出了修改意见.

【关 键 词】Inter-lib系统;期刊管理;思考

1.前言

Inter-lib图书馆集群管理系统是广州图创计算机软件开发有限公司和东莞图书馆联合研制的新一代图书馆自动化系统,在技术上采用B/S模式多层体系结构,基于J2EE体系标准进行开发设计,用户端不需要安装任何软件即可实现所有图书馆业务工作.它可以通过Inter-lib网络或城域网络将区域内各图书馆联合起来,组成一个区域性的虚拟图书馆群,将图书、电子文献、专题数据库等多种资源整合起来进行揭示,提供区域内图书馆的联合采编、资源共建共享、书目联合查询等功能.海南省图书馆于2010年引进使用inter-lib系统,本文结合笔者工作实践,对该系统的期刊子系统实际应用中存在的一些问题进行初步的探讨.

2.Inter-lib期刊子系统实际应用中遇到的问题和解决办法

2.1期刊编目

期刊编目是系统最基础,也是最重要的部分.期刊编目的质量直接关系到馆藏期刊数据库的质量,影响对期刊的揭示程度,影响读者的检索效果,影响文献资源共享共用的实现.

利用Inter-lib系统进行期刊编目,关键是设置相关参数.Inter-lib系统期刊子系统的参数设置主要有“期刊参数”和“MARC模版”设置两种.Inter-lib系统的期刊参数设置包括采编参数设置、种次号库维护等.Inter-lib系统的MARC模版设置包括编目模板、采访模板和简单编目模板.

存在问题:在书目维护的分类检查模块,查询同一个分类号的种次号清单,新订期刊是无法显示的,必须经过装订才能显示,这样会造成索书号重复;在编辑书目界面,110字段里的报纸出版频率设置不全,而且不能自行增加.

建议:新订期刊的索书号在分类检查模块能显示;补全报纸出版频率,或者设置用户可以自行添加.

2.2期刊预订

期刊是连续出版物,预订期刊要考虑连续性、完整性及科学性,才能对数据进行正确的统计分析,对期刊进行合理管理.Inter-lib系统期刊子系统预订管理模块包含期刊预订处理、期刊预订管理和期刊批续订.期刊预订之前,先设置预订参数.采用“批续订”对期刊进行续订处理,再根据期刊的变动信息在“直接预订”对预订数据进行修改,比如价格变动、刊期变动、刊名变动及停刊等,完成系统 .


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存在问题:Inter-lib系统在“直接预订”里有增加、编辑、删除、续订、停订、退订等模块.造成期刊停订一般有三种原因:改名、停刊、主动停订,然而“停订”模块选项只有一个,无法区分以上三种情况;再者,直接点击“停订”模块而不填写详细信息,则无法从停订单中统计各类停订期刊,不利于正确统计数据.由于期刊信息变更频繁,如停刊、改刊期、改价格等都会造成价格变动,而“直接预订”没有价格变动模块,直接修改原价格会造成 清单和系统不符.公共图书馆评估四年一次,其中的一项评估内容是报刊的连续性,而从“续订”模块无法导出连续4年的续订单,必须逐年导出来再经过EXCEL进行数据整理,费时费力,而且容易出现错误.

新订有两种情况,一是改名;二是本馆新增,而“直接预订”只有“增加”一个模块,不利于区分及数据统计.

建议:在“期刊预订”处理里增加“改名停订”、“停刊停订”,“价格变动”、“改名新订”选项,这样无需填写期刊信息,停刊数据就能从停订单中统计出来;对“续订”模块进行修改,例如续订1年,在系统批续订时显示续订1,续订2年,在系统批续订时显示续订2,以此类推.

2.3期刊记到

期刊记到即期刊到馆后的验收处理,记到是揭示每期新到馆期刊详细信息,如实反映每期期刊的到馆信息,以便更好地进行现刊管理.如果没有期刊记到,工作人员无法进行期刊管理,读者也无法利用Web-OPAC的检索;期刊记到也是期刊管理与服务工作中承上启下的重要环节,记到正确与否关系到过期期刊的装订、统计.


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Inter-lib系统的期刊记到有“预订记到”和“直接记

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到”两种模块.直接记到分为“手动记到”和“光笔记到”两种方式.直接记到适用于没有经过“预订”直接到馆的期刊,如赠送、交换等途径到馆的期刊.“手动记到”功能强大,对期刊信息描述全面,期刊情况一目了然.可以通过不同颜色表示期刊到馆、未到齐、装订、催缺、丢失等状态.对偶有合刊、增刊、附件等情况,可随时合并、增加或插入一个记到格.通过设置应到时间,可对未到馆期刊及时催缺.通过详细记到可设置卷、份数、总期等信息.

存在问题:页面无窗口划毗设计.Inter-lib期刊子系统在记到时,每记到一册期刊后,就要另外打开检索界面重新检索才能记到另一种期刊,费时费力;记到停刊期数时存在“自动变数”,如有些月刊出到第3期后停刊,“详细记到”里修改第4期起记到状态为停刊时,系统会自动变更期数,变成9个第4期而不是4-12期,即使再次修改后,系统还是会变成期数都一样;详细记到的“记到备注”在记到页面只能显示一期期刊的记到备注,而不是随着期数和期数备注的变化而变化.

建议:增加界面的窗口大小化功能或增加相应界面栏目.主页面无窗口划毗设计,如想在记到间隙进行其他工作,需退出该页面后再开其他窗口,比较麻烦.所以建议增加界面的窗口大小化功能.或是不需要重新打开记到界面,而是在“期刊记到”处理界面增加记到界面栏目,进行初次检索就可以对多种含相同关 键 词的期刊进行记到;改进系统详细记到里的停刊程序,不再自动变更期数,数据.

2.4期刊装订

为了便于期刊的保存、管理,下架过期期刊需要装订成合订本.Inter-lib系统中,系统装订的处理方法有两种:一是根据记到信息装订形成合订本即记到装订;二是直接在“合订本回溯”处理即合订本装订.“记到装订”是检索需要装订的期刊,进入记到处理中,从“记到列表”中选择需要装订的期数.单击“装订”进入记到装订处理,设置好装订批号(根据装订批号输入装订单),装订费用(单册合订本),份数.系统默认对记到的所有复本装订,如果需要装订较少的复本,输入需要的份数,单击“保存”,完成装订处理.合订本装订通过点击“增加装订”来对合订本装订,填写装订信息保存即完成装订.记到装订和合订本装订,最后都要点击“交送”,而交送最快的方法就是装订批交送,省时省力.

存在问题:期刊的特证权值灵活性不够.在进行“记到装订”的过程中,如 期刊份数有2份,在做期刊典藏时,装订列表出现同样的两行信息,只需要交送一份期刊时,所输条码必须在第一行才能交送,如果条码输在第二行,就无法交送,输出的装订单该合订本条码信息栏是空白,必须删掉重新装订.

建议:放宽特征权值识别.不管 复本数多少,在装订列表里不管在哪一行输入条码信息,都能交送成功,免去重新输入的麻烦.

2.5期刊外借

本馆从2009年开始现刊外借,Inter-lib系统实现现刊外借有两种方式:一种方式是贴条码的方式,即把期刊当做一本书来配置相应的规则进行流通,本方式在做合订本典藏时,可在“合订本回溯”功能,添加新条码形成本馆可控的资产,即进入馆藏库.另一种方式是采用Inter-lib特色功能中的“专项外借”功能,专项外借不需贴条码.Inter-lib系统只要有书目即可进行外借(期刊在馆).外借时,采用的是特色功能模块中的“特色功能—专项服务—专项外借”功能.进行专项外借之前,必须设定专项流通的规则,用以限定借阅的册数等.第一种方式适用于外借期刊量少,且部门人力充足的情况,这种方式和图书的流通是同一个界面,管理便利.而且,借还仅需要扫一下条码即可,速度比较快.本馆外借现刊是500多种,因此采用的是贴条码外借方式.

存在不足:统计识别能力亟待完善.在流通子系统里中的文献分类统计,只能统计外借期刊的种数、册数,不能统计借阅的人次和人数;只能输出有借阅次数的期刊,无法输出零借阅的期刊.

建议:增加统计识别能力.在文献分类统计中,增加统计借阅的人次和人数;增加可以统计零借阅期刊的功能.

2.6报表

报表提供对流程操作过程所涉及的各类操作进行查询统计,是数据统计分析的基础.Inter-lib系统的报表功能可以根据不同的馆藏地点,不同的书商,不同的文献类型输出需要的报表,可以输出 单、新订单、停订单、漏订单、催询单、记到单、装订单和停刊单.

存在问题:查询设置带有局限性.无论是什么报表,在报表格式设置可选择的字段,限定之外的就不能选择了.比如需要查询本馆的国家级、省级期刊清单,可以通过 单,选择711字段的“主办单位”进行输出,而报表格式里没有这个字段.又如,本馆地方报刊,有邮发的、非邮发的、公开发行的、自办发行的,如果需要统计以上类别,需要选择主题字段,而报表格式里没有这个字段,工作重点只好

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